Erfolgreich deine Projekte & Ziele verfolgen, ohne dich zu verausgaben: 8 Methoden für minimalen Aufwand und maximale Fortschritte

⏱️ Lesezeit: 12 Minuten

Wer kennt es nicht: Die To-Do-Liste wird immer länger, die Ziele bleiben in weiter Ferne, und irgendwie fehlt uns die Energie, all das anzupacken, was wir uns vorgenommen haben. Während wir beruflich funktionieren, bleibt für persönliche Projekte oft keine Kraft mehr. Unsere Ziele verfolgen wir kurzfristig mir großer Motivation, aber die reißt schnell ab, wenn das Leben dazwischen kommt. Doch was wäre, wenn wir mit erstaunlich wenig Aufwand richtig viel bewegen können?

Die Herausforderung: Warum uns Anfangen so schwerfällt

Kennst du das? Du nimmst dir am Sonntag fest vor, ab morgen jeden Tag eine Stunde früher aufzustehen, um zu meditieren, Sport zu machen und gesund zu frühstücken. Am Montagmorgen klingelt der Wecker – und du drückst die Snooze-Taste. Fünfmal. Das ist mir früher immer mal wieder passiert: ich habe mir eine Morgenroutine zurechtgelegt, manchmal sogar aufgeschrieben, was ich wann machen will, aber alles Planen hat nicht geholfen, zum Machen bin ich dann doch nicht gekommen.

Das liegt zum einen daran, dass ein gewisser Teil unseres täglichen Verhaltens aus Gewohnheiten besteht, die wir nahezu automatisch ausführen – ohne bewusste Entscheidung. Das ist auch wichtig, denn wir hätten nicht die Zeit und auch nicht die Energie, jede einzelne Entscheidung pro Tag neu zu treffen. Umso schwieriger ist es, diese Gewohnheiten zu verändern, gerade weil wir gar nicht mehr aktiv über sie und mögliche Alternativen nachdenken.

Zusätzlich dazu ist unser Alltag schon so voll mit Aufgaben, Hobbys und dem normalen Leben, dass wir große Veränderungen mit vielen Schritten gedanklich schon von vornherein blockieren. Kein Wunder, dass wir unsere wichtigsten Ziele aus den Augen verlieren! Meist nehmen wir uns viel zu viel vor, schieben Aufgaben vor uns her, wissen nicht wo wir anfangen sollen oder verlieren die Motivation, weil sich keine Fortschritte zeigen.

Kleiner Aufwand, große Wirkung: Wie wir erfolgreich unsere Ziele verfolgen

Deshalb sollten wir es mal anders versuchen: mit regelmäßigen kleinen Schritten bewegen wir uns in die richtige Richtung und können nach und nach unsere Ziele erreichen.

1. Fortschritt in alltäglichen Aufgaben

Die 3-Zonen-Methode: Aufgaben einfach und stressfrei managen

Statt komplizierter Sortier-Strategien nutze ich eine simple Drei-Zonen-Methode für To-Do-Listen, die mir hilft, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

Zone 1: Must-Do (Nicht verhandelbare Aufgaben)

• Maximal 3 Aufgaben pro Tag, die wirklich kritisch sind
• Diese Aufgaben haben direkte berufliche oder persönliche Konsequenzen
• Beispiel: Wichtige Präsentation, Steuererklärung, Gesundheitstermin

Zone 2: Nice-to-Do (Flexible Aufgaben)

• Aufgaben, die dich weiterbringen, aber keine unmittelbaren Konsequenzen haben
• Kann verschoben werden, wenn Zeit und Energie begrenzt sind
• Beispiel: Online-Kurs, Buchprojekt, Sportpensum

Zone 3: Kann-Ich-Delegieren oder Streichen

• Aufgaben, die:
  1. Nicht direkt von dir erledigt werden müssen
  2. Keinen signifikanten Mehrwert bringen
  3. Dich von wichtigeren Zielen abhalten

Die Wissenschaft bestätigt: Diese Art der Priorisierung reduziert kognitive Belastung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, tatsächlich Fortschritte zu machen.

Pro-Tipp: Reviewe deine Liste täglich und verschiebe Aufgaben zwischen den Zonen. Überlege dir wirklich gut, ob du nicht doch mehr abgeben oder streichen kannst. Nur weil wir alle denken, wir könnten am besten putzen, kochen, waschen, aufräumen etc., machen wir viel zu viel selbst. Loslassen, abgeben und keine Perfektion erwarten schenken uns nach und nach viel mehr Zeit.

Meine Anwendung zum Thema „delegieren“: Ich finde Einkaufen eine ziemliche Zeitverschwendung, im Laden alles zusammenzusuchen, hin- und herzufahren und so weiter. Auch wenn man dann „neue Sachen sieht“ oder „mal rauskommt, um sich zu bewegen“, bringt uns das kein bisschen unseren Zielen näher und Bewegung beim Sport oder einer schönen Freizeitaktivität wäre trotzdem sinnvoller.

Also bestelle ich jetzt meine Lebensmittel und Drogerieartikel online und lasse sie mir liefern. Das geht sicher nicht in jeder Region, aber meist gibt es den Service, dass man Bestellen und Abholen kann, auch das spart eine Menge Zeit. Die Bestellung erledigt sich leicht auch mal abends nebenbei oder wenn man irgendwo ein bisschen Zeit übrig hat.

Wichtig: Mir geht’s hier nicht um Zeitoptimierung um jeden Preis, sondern um das Auslagern von Tätigkeiten, die jede:r andere genauso gut kann wie wir. Mit der gewonnenen Zeit können wir dann wiederum etwas tun, was nur wir besonders gut können – nämlich unsere Projekte und Hobbys verfolgen.

Wenn die Aufgabe zu groß erscheint: Die kleinste mögliche Teilaufgabe festlegen

Für alle Aufgaben, bei denen wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen und die uns übergroß vorkommen, gibt es eine Spezial-Behandlung.

Überlege dir den ersten, kleinsten Schritt, den du für diese Aufgabe unternehmen müsstest. Das kann alles sein, von „Putzzeug zusammenstellen“ über „Programm öffnen und Datum schreiben“ bis zu „Unterlagen raussuchen“. Dieser Punkt kommt auf die To-Do Liste. Und wenn du ihn erledigt hast, überlege den nächsten kleinsten Schritt.

Meine Anwendung: So mache ich seit Jahren meine Steuererklärung. Ich habe überhaupt keine Lust drauf und schon gar nicht 4 Stunden Zeit. Also mache ich erstmal das Steuerprogramm auf und übernehme die Daten aus dem Vorjahr und speichere sie ab. To-Do erledigt.

Beim nächsten Mal suche ich die Unterlagen zusammen, die es nur in Papierform gibt, danach lade ich Bankunterlagen herunter, und irgendwann mache ich das Programm wieder auf und gehe einzelne Bereiche durch und aktualisiere die Daten.

Das sind alles einzelne Aufgaben und ich habe in der Hand, ob ich sie am Stück machen will, oder nach der ersten Aufgabe einfach Feierabend mache und mir das nächste To-Do am nächsten Tag vornehme. (Spoiler: meist mache ich mehr als ein To-Do und je weiter ich bin, umso kleiner und einfacher erscheint mir die Aufgabe)

2. Projekte verfolgen oder persönliche Ziele erreichen

Die 15 Minuten-Methode, um größere Projekte zu bezwingen

Wann kommt es schonmal vor, dass wir stundenlang ununterbrochen Zeit haben und uns dann nichts Schöneres vorstellen können, als den Keller aufzuräumen? Die Antwort ist „nie“ – korrekt. Manchmal überwinden wir uns dann aber doch und verbringen den ganzen Samstag im Keller, der danach genau 3 Wochen gut aussieht, bis das Chaos wieder einzieht.

Dafür gibt es eine alternative Methode, die uns weniger Zeit am Stück kostet und immer wieder nebenbei erledigt werden kann. Wir brauchen nur regelmäßig 15 Minuten Zeit, um erkennbare Fortschritte zu machen und auf unser Ziel hinzuarbeiten. Du denkst, in 15 Minuten kann man ja gar nichts schaffen? Wenn du jede Woche 15 Minuten Zeit investierst, dann hast du in einem Jahr 13 Stunden mit deinem Projekt verbracht. Wenn du immer denkst du hast keine Zeit dafür, dann sind es 0 Stunden.

Beispiel: Bleiben wir beim Keller, weil wir hier häufig das Gefühl haben, ein bisschen Zeit würde nichts bringen, denn wenn wir erst das eine gemacht haben, dann muss noch das andere….

Gehen wir anders ran: in den ersten 15 Minuten gehe ich in den Keller und schaue mich um, was alles unordentlich ist. Gibt es offensichtlich kaputten Kleinkram, der einfach direkt in den Müll kann? Prima, dann erledige ich das sofort. Beim nächsten Mal nehme ich mir eine andere Sache vor, die mich stört und entscheide, kommt sie weg, wird sie verschenkt?

An einem anderen Tag stehe ich vielleicht nur rum und überlege, wie ich manchen Kram etwas besser verpacken könnte und dann gehe ich wieder. Die besten Ideen kommen mir eh nicht beim Aufräumen, sondern irgendwann, wenn ich sie nicht erwarte.

So löse ich auch noch ein anderes Problem, nämlich, dass ich bei einer großen Aufräum-Aktion viele Entscheidungen auf einmal treffen müsste. Wenn ich nach und nach aufräume, dann fallen mir Entscheidungen leichter, ich kann mich stückweise besser von Sachen trennen oder mir fallen noch ganz neue Ideen ein.

Das lässt sich auch leicht auf andere Projekte anwenden, die etwas Zeit zur Entwicklung guter Gedanken brauchen. Und die Menge an Zeit, die wir investieren, häuft sich mit den Wochen an.

Aufschieberitis überwinden durch strategischen Nicht-Perfektionismus

Ich gestehe: Ich war und bin Perfektionistin. Das Ergebnis? Viele angefangene Projekte, die nie fertig wurden. Und meist habe ich dauerhaft im Planungsmodus festgesteckt, weil der Plan noch nicht perfekt war.

Die berühmte Pareto-Regel besagt, dass wir mit 20% des Aufwands oft schon 80% der Ergebnisse erzielen können. Mit anderen Worten: weniger planen, mehr machen – schon fast fertig.

Meine Methode: Überlege dir einen ersten Schritt (egal welchen) und starte ohne Ausreden mit einem schlechten ersten Entwurf. Die Qualität kannst du später immer noch verbessern – wenn du erst einmal begonnen hast, bist du schon weiter als 90% der Menschen.

Erst das Loslegen bringt meist die Klarheit, die wir bei der Planung so händeringend gesucht haben. Ausprobieren und ändern, wenns nicht funktioniert, nur das bringt uns weiter.
(und wenn es daran liegt, dass deine Ziele nicht zu dir passen, dann kann ich dir diesen Artikel wie du persönliche Ziele setzt, die dich nicht stressen, ans Herz legen)

Motivation durch Mikro-Belohnungen

Unser Gehirn liebt unmittelbare Belohnungen. Das Problem: Unsere wichtigsten Ziele bringen oft erst langfristig Erfüllung. Die Lösung: Baue kleine Belohnungen in den Prozess ein.

Setze dir bei Projekten und Zielen kleine Zwischenziele („einen Gegenstand pro Woche ausgemistet“, „500 Wörter pro Woche geschrieben“, „nächsten kleinen Schritt im Projekt festgelegt und umgesetzt“) und belohne dich, entweder durch das Abhaken eines Ziel-Trackers oder durch einen ruhigen Abend mit einer Serie.

Meine Strategie: Ich höre nur im Fitnessstudio meinen Lieblings-Podcast, da ist die Belohnung in der Aufgabe also schon eingebaut.

3. Gewohnheiten anpassen mit minimalem Aufwand

Vom Plan zur Umsetzung: Die Kraft der Implementation Intentions

„Wenn Situation X eintritt, werde ich Verhalten Y ausführen.“ Diese einfache Formel, als „Implementation Intention“ bezeichnet, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wir unsere Ziele tatsächlich umsetzen, um bis zu 300%.

Statt eines vagen „Ich will mehr lesen“ funktioniert ein konkretes „Wenn ich abends im Bett liege, lese ich mindestens zwei Seiten in meinem aktuellen Buch“ viel besser. Eine klare Vorstellung davon zu haben, wann und wo in unserem Alltag die neue Gewohnheit Platz findet, bringt uns der Umsetzung deutlich näher.

Mein Beispiel: Anstatt mir vorzunehmen, „wieder mehr Musik zu machen“, habe ich festgelegt: „Vor dem Abendessen nehme ich mir 10 Minuten Zeit, um mein Instrument zu spielen.“ Die Zeit ist ideal für mich und meistens klappt es auch.

Frequenz schlägt Intensität: Investiere nur 5 Minuten in neue Gewohnheiten, aber regelmäßig

Wir sind in diesem Artikel sehr auf Minuten getrimmt – aber das soll vor allem verdeutlichen, wie wenig Zeiteinsatz nötig ist, um unsere Ziele zu erreichen.

Irgendwie entsteht ja häufig der Eindruck, dass große Ziele nur mit großem Aufwand und Zeiteinsatz erreicht werden können, so dass wir häufig schon beim Nachdenken die Lust verlieren, überhaupt damit anzufangen.

Dabei kann es auch einfach sein, wir bleiben sogar eher motiviert, wenn wir mit Leichtigkeit an unsere Pläne herangehen können. Die Magie liegt in der Frequenz, nicht in der Intensität. Ein 30 Kilometer Lauf pro halbes Jahr bringt unsere Ausdauer nicht nennenswert weiter. 3 mal pro Woche umziehen, vor die Tür gehen und 5 Minuten laufen dagegen schon. Denn wenn sich die Gewohnheit der 3 Trainings pro Woche gefestigt hat, kannst du auch 10 Minuten laufen, oder 15.

Die Wissenschaft gibt mir recht: Professor BJ Fogg von der Stanford University hat mit seinem „Tiny Habits“-Konzept gezeigt, dass minimale Verhaltensänderungen erstaunlich wirksam sein können, wenn sie an bestehende Routinen gekoppelt werden.

Statt „Ich will jeden Tag eine Stunde joggen“ ist „Nach dem Zähneputzen ziehe ich meine Laufschuhe an und gehe 2 Minuten vor die Tür“ ein viel realistischerer Anfang, der deutlich erfolgreicher deine Gewohnheit verändert.

Vereinfache deine Umgebung, so dass sie zu deinen Zielen passt

Der Schlüssel zu langfristigen Gewohnheiten liegt darin, den Widerstand zu minimieren. Ich habe festgestellt: Wenn meine Sportkleidung schon bereit liegt, dann gehe ich eher zum Sport. Wenn mein Gemüse im Kühlschrank parat liegt, dann wird es auch gegessen. Wenn mein Musikinstrument schon aufgebaut im Wohnzimmer steht, dann kann ich auch mal eben 10 Minuten üben und verschwende nicht 3 davon mit rausholen, aufbauen, Noten suchen.

James Clear, Autor von „Atomic Habits“, nennt dies „Umgebungsdesign“: Wir können unsere Umgebung so gestalten, dass gute Gewohnheiten nahezu unvermeidbar werden.

Mein Beispiel: Indem ich mein Handy nachts in einem anderen Raum lade, habe ich meine morgendliche Handy-Abhängigkeit überwunden. Und nein, es passiert nichts, was man dann nicht mitbekommt.

Dein Weg zu mehr Fortschritt mit weniger Aufwand

Die gute Nachricht: Du musst nicht dein ganzes Leben umkrempeln, um große Fortschritte zu sehen. Beginne mit einem dieser Ansätze und beobachte, wie du in deinen Projekten Schritt für Schritt vorankommst.

Verabschiede dich von dem Gedanken, eine Aufgabe immer komplett zu erledigen oder dem Glaubenssatz, dass du viel Zeit investieren musst, um zum Erfolg zu kommen.

Bevor du auf den perfekten Plan und den richtigen Zeitpunkt zum Anfangen wartest, nimm dir lieber jeden Tag 5 Minuten für deine Gewohnheiten und einmal in der Woche 15 Minuten für ein Projekt. Klingt zu wenig? Wahrscheinlich hast du nach 2 Wochen schon mehr Zeit investiert als im ganzen letzten Jahr.

Der wichtigste Schritt ist immer der nächste. Welchen kleinen Schritt wirst du heute noch gehen?

Wenn dich der Artikel gedanklich angeschubst hat, dann teile ihn gerne.

Bildnachweis: Image by StockSnap from Pixabay